Περιγραφή της βασικής ροής εργασίας
To Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Αδειών “ΑΘΗΝΑ” αυτοματοποιεί τη ροή εργασιών που απαιτείται για την έκδοση μιας υπηρεσιακής άδειας. Η βασική ροή εργασίας που ακολουθείται για μια υποβληθείσα άδεια είναι η εξής:
- Η επαλήθευση ταυτότητας γίνεται μέσω της Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης του Πανελληνίου Σχολικού Δικτύου (ΠΣΔ), οπότε για τη σύνδεση των χρηστών στην εφαρμογή απαιτείται η χρήση των στοιχείων του λογαριασμού τους στο ΠΣΔ.
- Η αιτούσα/Ο αιτών επιλέγει το μενού [Άδειες] και κατόπιν [Νέα άδεια] για να καταχωρήσει τα απαραίτητα στοιχεία και δικαιολογητικά.
- Η αίτηση εκκινεί σε κατάσταση [Μη ελεγμένη]. Όσο η αίτηση βρίσκεται σε αυτήν την κατάσταση, η αιτούσα/ο αιτών μπορεί να την τροποποιήσει.
- Ο αρμόδιος υπάλληλος του Τμήματος Γ’ Προσωπικού της ΠΔΕ αλλάζει την κατάσταση της αίτησης σε [Υπό έλεγχο] και επιβεβαιώνει την εγκυρότητα-νομιμότητά της κατά τον έλεγχο που διενεργεί.
- Αν η αίτηση δεν πληροί τις νόμιμες προϋποθέσεις, ο αρμόδιος υπάλληλος επαναφέρει την κατάστασή της σε [Μη ελεγμένη] και ενημερώνει την αιτούσα/τον αιτούντα σχετικά με κάθε πρόσφορο μέσο.
- Αν η αίτηση πληροί τις νόμιμες προϋποθέσεις, ο αρμόδιος υπάλληλος την επικυρώνει αλλάζοντας την κατάστασή της σε [Υπό έγκριση] οπότε και αποστέλλεται αυτοματοποιημένα ενημερωτικό email στον εκάστοτε Προϊστάμενο του αιτούντος υπαλλήλου ότι υπάρχει εκκρεμής αίτηση προς έγκριση.
- Ο Προϊστάμενος εγκρίνει ή απορρίπτει την αίτηση, η οποία μεταβαίνει σε κατάσταση [Εγκεκριμένη] ή [Μη εγκεκριμένη].
- Όταν υπογραφεί η σχετική απόφαση, αρμόδιος υπάλληλος του Τμήματος Γ’ Προσωπικού την μεταφορτώνει στην εφαρμογή οπότε ενημερώνεται αντίστοιχα και το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο της υπηρεσίας.
- Κατόπιν αρμόδιος υπάλληλος δύναται να αποστείλει ενημερωτικό αυτοματοποιημένο email προς την αιτούσα/τον αιτούντα, την οργανική θέση και τη θέση υπηρέτησης επισυνάπτοντας τη σχετική απόφαση.
- Η ροή ολοκληρώνεται με τον αρμόδιο υπάλληλο να αρχειοθετεί την ολοκληρωμένη αίτηση άδειας οπότε και αρχειοθετείται αντίστοιχα και το σχετικό ηλεκτρονικό πρωτόκολλο.
Οδηγίες σύνδεσης
Για την πρόσβαση στην υπηρεσία απαιτούνται οι προσωπικοί σας κωδικοί χρήστη του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου (ΠΣΔ).
- Σε περίπτωση που ΔΕΝ ΔΙΑΘΕΤΕΤΕ προσωπικό λογαριασμό (δηλαδή της μορφής ...@sch>.gr) στο Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο (ΠΣΔ) παρακαλούμε όπως προβείτε άμεσα σε εγγραφή στο ΠΣΔ ακολουθώντας τις οδηγίες στο σύνδεσμο: https://www.sch.gr/manual/registerintro/
- Παρακαλούμε ΜΗΝ χρησιμοποιήσετε λογαριασμό ΠΣΔ της υπηρεσίας σας ή της σχολικής σας μονάδας.
- Για οποιοδήποτε πρόβλημα αντιμετωπίσετε σχετικά με τη δημιουργία του λογαριασμού του ΠΣΔ παρακαλούμε απευθύνετε ερώτημα αποκλειστικά στην Υπηρεσία υποστήριξης χρηστών του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου (βλέπε https://www.sch.gr/helpdesk/ με ενιαίο αριθμό κλήσης υπηρεσίας υποστήριξης χρηστών: 801.11.801.81 για όλη την Ελλάδα).
- Σε περίπτωση που ξεχάσατε το όνομα χρήστη ή τον κωδικό πρόσβασης ή δε γνωρίζετε αν έχετε λογαριασμό στο ΠΣΔ ακολουθείτε το σύνδεσμο: https://www.sch.gr/manual/registerintro/#password
1. Ακολουθήστε το σύνδεσμο https://pdeamthr.sites.sch.gr/index.php/e-ipiresies/ypobole-adeias
2.Επιλέξτε [Σύνδεση] και πληκτρολογήστε το Όνομα χρήστη και τον Κωδικό σας του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου (ΠΣΔ)
3.Εφόσον επαληθευτεί επιτυχώς η ταυτότητα σας μέσω του ΠΣΔ εισέρχεστε στην εφαρμογή.
Υποβολή αίτησης νέας άδειας
- Επιλέγετε [Προσθήκη νέας άδειας]
2. Στο υποχρεωτικό πεδίο Ημέρες συμπληρώνετε το σύνολο των επιθυμητών ημερών άδειας.
3. Στο υποχρεωτικό πεδίο Τύπος Επιλέγετε τον τύπο της επιθυμητής άδειας από τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών.
4. Στο υποχρεωτικό πεδίο Έναρξη εισάγετε την ημερομηνία έναρξης της άδειας είτε επιλέγοντας την ημέρα το μήνα και το έτος είτε επιλέγοντας την επιθυμητή ημερομηνία από το ημερολόγιο στα δεξιά.
5. Στο υποχρεωτικό πεδίο Λήξη επιλέγετε την ημερομηνία λήξης της άδειας είτε επιλέγοντας την ημέρα το μήνα και το έτος είτε επιλέγοντας την επιθυμητή ημερομηνία από το ημερολόγιο στα δεξιά.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Ως ημερομηνία λήξης της άδειας δηλώνετε την τελευταία μέρα απουσίας, και όχι τη μέρα που επιστρέφετε στην υπηρεσία (Αν, για παράδειγμα, προτίθεστε να απουσιάσετε μία μέρα, επιλέγετε έναρξη 16/5/2023 και λήξη παλι 16/5/2023).
6. Στο προαιρετικό πεδίο Δικαιολογητικά επιλέγετε [Προσθήκη Αρχείου] για να μεταφορτώσετε ένα ή περισσότερα αρχεία, εφόσον επιθυμείτε.
7. Στο υποχρεωτικό πεδίο της Υπεύθυνης Δήλωσης επιβεβαιώνετε ότι για τη λήψη της παρούσας άδειας έχετε τη συναίνεση των αρμοδίων σχολικών μονάδων/υπηρεσιών, όπου αυτή είναι απαραίτητη (κανονική άδεια, επιμορφωτική άδεια, κλπ).
8. Στο προαιρετικό πεδίο Πρόσθετα διαστήματα μπορείτε να προσθαφαιρέσετε χρονικά διαστήματα σε περίπτωση που το επιθυμητό χρονικό διάστημα της άδειας δεν είναι συνεχόμενο.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η εφαρμογή επί του παρόντος ΔΕΝ επιτελεί οποιοδήποτε έλεγχο για την επιβεβαίωση των παρεχόμενων στοιχείων (π.χ. δεν ελέγχεται η ταύτιση του συνολικού αριθμού ημερών βάσει των χρονικών διαστημάτων, ή εάν η ημερομηνία λήξης έπεται της ημερομηνίας έναρξης ή εάν έχετε υπερβεί τον αριθμό κανονικών αδειών που δικαιούστε ανά έτος κτλ). Συνεπώς εφιστούμε ιδιαίτερη προσοχή κατά τη συμπλήρωση κάθε νέας αίτησης, διότι κάθε λανθασμένη καταχώρηση επιβαρύνει τους υπαλλήλους του Τμήματος Γ’ Προσωπικού που είναι επιφορτισμένοι με τον έλεγχο των αιτημάτων.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Εφιστούμε την προσοχή σας για την έγκαιρη υποβολή των αιτημάτων άδειας βάσει της προβλεπόμενης νομοθεσίας, έτσι ώστε να είναι εγκαίρως εφικτός τόσο ο έλεγχος νομιμότητας του αιτήματος από το Τμήμα Γ’ Προσωπικού όσο και η έγκριση από τον αρμόδιο Προϊστάμενο ΠΡΙΝ από την ημερομηνία έναρξης της άδειας. Ιδιαίτερα επισημαίνεται ότι η υποβολή αιτημάτων άδειας (ιδιαίτερα και εκτός ωρών λειτουργίας της υπηρεσίας) μέσω της παρούσας εφαρμογής σε καμία περίπτωση δεν συνιστά αυτομάτως και έγκριση του αιτήματος από τον αρμόδιο Προϊστάμενο.
Υποβολή αιτήματος ανάκλησης άδειας
Επί του παρόντος τα αιτήματα ανάκλησης άδειας πραγματοποιούνται με κάθε άλλο πρόσφορο μέσο εκτός της εφαρμογής (π.χ. με δια ζώσης κατάθεση σχετικού αιτήματος στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο της υπηρεσίας ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο email της υπηρεσίας
Προβολή όλων των αιτήσεων άδειας
1. Επιλέγετε το μενού [Άδειες] στην αρχική οθόνη για να δείτε όλα τα αιτήματα αδειών που
2.Στην προβολή όλων των αδειών εκτός από την υποβολή νέας άδειας μπορείτε:
- να δείτε την κατάσταση όλων των αιτήσεων σας με τις σχετικές πληροφορίες τους,
- να επιλέξετε τον τίτλο του επιθυμητού πεδίου βάσει του οποίου θα ταξινομήσετε τις άδειες σας,
- να προβάλετε τις αναλυτικές πληροφορίες μιας συγκεκριμένης άδειας επιλέγοντας με το μεγεθυντικό φακό,
- να αποθηκεύσετε τα συνημμένα αρχεία (είτε δικαιολογητικά είτε απόφαση) μιας οποιασδήποτε αίτηση άδειας σας,
- να προβείτε σε προηγμένη αναζήτηση μέσω του σχετικού φίλτρου
Μεταφόρτωση Πρόσθετων Δικαιολογητικών
Η δυνατότητα μεταφόρτωσης πρόσθετων δικαιολογητικών καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του αιτήματος αδείας δίνει τη δυνατότητα σε όλους τους χρήστες να μεταφορτώνουν πάσης φύσεως πρόσθετα δικαιολογητικά καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του αιτήματος αδείας του ακολουθώντας τα κάτωθι βήματα:
- Στη συγκεντρωτική λίστα των αιτημάτων αδείας επιλέγετε τη σχετική ενέργεια της Διαχείρισης Πρόσθετων Δικαιολογητικών στη στήλη των Δικαιολογητικών (βλέπε κάτωθι εικονίδιο):
- Το σύστημα εμφανίζει τη σχετική φόρμα Διαχείρισης Πρόσθετων Δικαιολογητικών
- Επιλέγετε Προσθήκη Αρχείων και επιλέγετε ένα ή περισσότερα αρχεία προς μεταφόρτωση.
- Επιλέγετε οπωσδήποτε Αποθήκευση για να αποθηκευτούν τα προς μεταφόρτωση αρχεία.
- Το σύστημα σας ενημερώνει ότι η μεταφόρτωση των δικαιολογητικών ολοκληρώθηκε επιτυχώς και ότι έχει αποσταλεί σχετικό email προς τους χειριστές του συστήματος του Τμήματος Γ' Προσωπικού.
- Τέλος επιλέγετε Πίσω στο μενού για να επιστρέψετε στη λίστα των αιτημάτων αδείας.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Ο υπάλληλος έχει τη δυνατότητα διαγραφής των πρόσθετων δικαιολογητικών μέχρι αυτά να ελεγχθούν και να εγκριθούν από οποιοδήποτε χειριστή του ΠΣ Αθηνά.
Για ερωτήματα διοικητικής φύσεως περί αδειών παρακαλώ απευθύνεστε στους αρμόδιους υπαλλήλους του Τμήματος Γ’ Προσωπικού της υπηρεσίας:
Α. Ιωάννου 2531083510 εσωτ. 106
Κ. Διαμαντοπούλου 2531083510 εσωτ. 133
Για ερωτήματα τεχνικής φύσεως που αφορούν τη λειτουργία του συστήματος παρακαλώ αποστείλατε email στο Τμήμα Δ’ - Πληροφορικής & Νέων Τεχνολογιών της ΠΔΕΑΜΘ:
Ε. Αυγητίδης Τηλ: 2531083510 εσωτ. 113
Δ. Δημακόπουλος Τηλ: 2531083510 εσωτ. 114